Comment organiser un tournoi sportif

Organiser des tournois, des animations, un concours et le rentabiliser

Organiser un évènement sportif comme un tournoi, c’est partager un moment conviviable et rencontrer de nouveaux sportifs. Mais avant d’organiser quoi que ce soit, il est bon de faire le point sur la réglementation générale et les réglementations spéciales. Le sport est un élément très fédérateur, et gage de certaines valeurs et d’une certaine éthique pour votre club de tennis de table.

Il est nécessaire pour celà de définir le cadre de l’évènement ainsi que les objectifs :

  • pour qui ?
  • homologué ?
  • quand et sur combien de jours ?
  • quels horaires des matchs ?
  • quel budget ?
  • l’équipe d’organisation.

Gérer la logistique

Pour un tournoi sportif, vous aurez besoin de salles de sport et de matériel. Pour tous ça, il vous faudra obtenir parfois autorisations selon le lieu où est organiser l’évènement. Vous devez convenir des créneaux horaires disponibles pour effectuer votre tournoi et vous assurer de disposer de suffisemment de temps pour remettre dans l’état la salle retenue pour le tournoi.

Pour la demande d’autorisation, effectuez la le plus tôt possible, un ou deux mois avant l’événement, ce qui vous laisse le temps temps de préparer le tournoi et de communiquer, ainsi les candidats potentiels disposeront de temps pour s’organiser.

Bien assurer votre événement

Comme tous les événements de l’association, votre tournoi sportif doit être couvert par une assurance. Les assurances sportives sont spécifiques, car vos participants doivent être couverts individuellement.

Un stand buvette

Certains diront qu’un tournoi sans buvette n’est pas un bon tournoi… Sachez que la loi Évin interdit tout débit d’alcool à proximité des lieux de pratiques sportives. Aussi, opter pour les jus d’orange, le coca et l’eau fraiche.

Communiquer sur l’événement

Un tournoi sportif est un événement comme les autres, pour avoir des participants, il faut communiquer, faires de la publicité. Les sportifs sont des gens dynamiques et une bonne idée de tournoi assure souvent une salle bien remplie. Mais il faut les informer suffisamment tôt qu’ils doivent constituer une équipe et prévoir une date de clôture des inscriptions (une demi-journée avant l’événement).

Pour faire la communication de votre tournoi, rien de mieux que quelques affiches, des tracts et des passages en amphi pour informer les étudiants. Incitez les différentes promotions à constituer des équipes pour le challenge sportif de la meilleure promo. Si vous voulez que les professeurs et l’administration y participent, faites un courrier spécial avec un tract à leur attention. Laissez également des coordonnées téléphoniques ou mail. Vous devez assurer une permanence au bureau de l’association les jours qui précèdent l’événement. Vous pouvez aussi prévoir une inscription des équipes par le site Internet de l’association.

Bien organiser l’évènement

Pour mener à bien votre événement, il faut une bonne équipe d’organisation. Des personnes pour encadrer les participants, d’autres pour arbitrer les matchs, comptabiliser et inscrire les scores, d’autres pour la buvette ou le stand de l’association.

En ce qui concerne le déroulement des activités, il est préférable de prévoir des matchs avec un temps limité, plutôt que des matchs aux points qui peuvent durer très longtemps. De plus, faites des roulements d’arbitrage ou essayer d’avoir des arbitres qui sont neutres par rapport aux équipes qui s’affrontent. N’hésitez pas à prévenir les pompiers, la Croix-Rouge ou la médecine préventive de la faculté pour votre événement, afin de soigner les petits bobos ou de prodiguer des conseils d’échauffement avant le match. Si vous avez des contacts avec une école de kiné, demandez-leur de venir prodiguer quelques petits massages à vos sportifs épuisés.

Animez les tribunes

Pour assurer une bonne ambience durant tout l’évènement, vous pouvez prévoir des animations dans les gradins pour les supporters. Pour cela, prévoyez du matériel (draps, marqueurs, papiers, agrafes) et organisez le concours du plus beau drapeau de supporters, le concours de la mascotte. Faites en sorte que le spectacle soit aussi dans les tribunes !

La remise des prix

Un bon tournoi se termine toujours par une remise des prix : une coupe ou des cadeaux donnés par vos partenaires pour les vainqueurs de chaque épreuve, et des cadeaux pour les deuxièmes. Pensez à faire quelques photos de la remise des prix. En effet, si vos partenaires se sont investis dans le projet, en vous donnant des cadeaux, de l’argent, ou des produits pour la buvette, il serait bon de faire un petit dossier bilan avec les meilleurs moments du tournoi et de la remise des prix. Dans le discours final, pensez à remercier vos partenaires, votre équipe et les associations participantes. Vous pouvez faire intervenir votre doyen ou le directeur de l’établissement et les partenaires s’ils le souhaitent.

Rappelez-vous : « l’important ce n’est pas de gagner mais de participer. »

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1 commentaire

  1. Madame, Monsieur,

    Je souhaite avoir des informations concernant une organisation de tournoi de ping-pong au sein de notre Société, nous sommes 23 collaborateurs.

    Dans l’attente de votre réponse, je vous remercie.

    Mme Rama.

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